公司要添置办公设备，是买还是租？

买的话，买什么品牌、什么型号？

租的话，怎么选靠谱的服务商？

很多企业行政、IT负责人，在采购办公设备的时候，都会遇到这些问题。

共友科技深耕办公设备行业20余年，见过太多企业在采购时踩坑——买贵了、买错了、租了不靠谱的服务商、后期维修保养花了大价钱……

今天我们就来聊聊，企业办公设备采购，怎么选才能不踩坑。

一、第一个问题：买还是租？

这是企业最常问的问题。

买和租，各有利弊，关键看企业的具体情况。

选择"购买"的情况——适合这些企业

适合购买的情况：

• 公司长期稳定，预计3-5年内不会有大的变化

• 打印量特别大（月打印10000张以上），长期来看买更划算

• 对设备有特殊要求（比如特定功能、特定配置）

• 预算充足，希望设备是固定资产

购买的优点：

• 设备是自己的，有所有权

• 长期使用（5年以上）成本可能更低

• 使用更自由，不受租赁条款限制

购买的缺点：

• 前期投入大，占用资金

• 维修、保养、耗材都要自己操心

• 设备坏了要自己找人修，质量没保障

• 设备贬值快，3-5年后就落后了

• 公司发展了，设备不够用或不好用，换起来麻烦

选择"租赁"的情况——这些企业更适合

适合租赁的情况：

• 中小微企业，预算有限，不想一次性投入太多

• 公司处于快速发展期，人员和业务变化快

• 不想在办公设备上花太多精力，希望省心省事

• 短期项目、临时办公，用完就退

• 想保持设备更新，永远用较新的设备

租赁的优点：

• 零首付，按月付费，资金压力小

• 套餐包含维修、保养、耗材，不用额外花钱

• 设备出问题，服务商上门搞定，省心省事

• 租期灵活，可以随时更换设备

• 不用考虑设备折旧和残值的问题

租赁的缺点：

• 长期来看（5年以上），总费用可能比购买高

• 设备不是自己的，使用有一定限制

• 遇到不靠谱的服务商，服务没保障

共友建议：

• 如果你的公司是中小微企业、创业公司、发展中的公司，建议优先考虑租赁

• 如果你的公司非常稳定、打印量特别大、打算用5年以上，可以考虑购买

二、如果选择租赁，怎么选服务商？——5个判断标准

办公设备租赁的服务商那么多，怎么选才靠谱？

记住以下5个标准，大概率不会踩坑。

标准一：有没有品牌授权？

正规的办公设备服务商，一般会有主流品牌（如富士施乐/富士胶片、佳能、理光、惠普等）的官方授权。

为什么品牌授权很重要？

• 有授权，说明设备来源正规，不是翻新机、二手机

• 有授权的维修站，技术水平有厂家认证，维修质量更有保障

• 零配件供应有保障，不会用劣质配件以次充好

怎么查有没有授权？

• 让服务商出示授权证书

• 到品牌官网查询授权经销商名单

• 看服务商的维修站是不是品牌认证的

共友科技是富士胶片、佳能双授权经销商及认证维修站，正规授权，品质有保障。

标准二：是不是自有服务团队？

很多小的租赁公司，自己没有技术团队，接单后外包给第三方维修。

这样的话，服务质量就很难保证——响应慢、技术差、修完没保障。

怎么判断是不是自有团队？

• 问清楚：维修师傅是你们公司的吗？还是外包的？

• 可以要求看技术人员的工作证、厂牌

• 看公司规模，太小的公司一般没有自有团队

共友科技坚持自有本地化服务团队，所有技术人员均为公司全职员工，持证上岗，厂家认证。

标准三：服务响应速度怎么样？

设备坏了，多久能上门修？

这个问题，一定要在签合同前问清楚。

响应速度受什么影响？

• 距离：服务商离你近不近？在你所在的区域有没有服务点？

• 团队规模：技术人员够不够？会不会因为忙不过来而延迟？

• 服务承诺：合同里有没有写清楚响应时间？

建议：

• 优先选择本地服务商，尤其是在你所在区域有服务能力的

• 合同里明确写清楚响应时间和上门时间

• 了解一下对方的服务流程和报修渠道

共友科技位于杭州拱墅区祥园路，核心覆盖拱墅区、西湖区、滨江区，本地化团队，响应快速。

标准四：价格是不是透明？

有些服务商，报价特别低，但签完合同后各种加钱——

"这个耗材不包含在内"

"这个零件要额外收费"

"上门要收上门费"

到最后，实际花的钱比报价高很多。

怎么判断价格透不透明？

• 报价单是不是清晰明细？包含什么、不包含什么，写得明不明白？

• 有没有隐藏费用？上门费、检测费、零件费……会不会额外收费？

• 超出套餐的部分怎么计费？单价是多少？

• 合同里有没有"最终解释权归我方所有"这种霸王条款？

建议：

• 不要只看总价低不低，要看包含哪些服务

• 所有费用约定，都要写进合同里，口头承诺不算数

• 太便宜的要警惕，一分钱一分货是有道理的

共友科技坚持价格透明、明码标价，套餐包含什么、不包含什么，全部写清楚，没有隐形消费。

标准五：有没有长期合作的大客户？

判断一家服务商靠不靠谱，看看它的客户就知道了。

如果一家服务商，服务过很多大型企业、知名机构，那它的服务质量大概率是过关的。

为什么大客户背书很重要？

• 大企业对供应商的筛选很严格，能通过筛选，说明服务商有实力

• 能长期服务大客户，说明服务质量稳定、靠谱

• 有大客户的供应商，一般不会轻易跑路或倒闭

共友科技累计服务2000+企事业单位，包括交工集团、碧桂园、滨江房产、浙江大学、海康威视等知名企业与机构。

三、设备选型怎么选？——3个关键指标

确定了买还是租、确定了服务商，接下来就是选设备了。

选设备不用追求"最好的"，选"最合适的"就行。

主要看这3个指标：

指标一：月打印量

月打印量是选设备最重要的参考指标。

• 月打印500张以下：入门级桌面打印机或小型一体机就够了

• 月打印500-2000张：中低速复合机，满足基本办公需求

• 月打印2000-5000张：中高速复合机，稳定性更好

• 月打印5000-10000张：高速复合机，负荷量大

• 月打印10000张以上：生产级设备，建议多台分担

建议： 按实际打印量选择，不要"小马拉大车"，也不要"大材小用"。设备长期超负荷运转容易坏，长期低负荷运转又浪费钱。

指标二：彩色还是黑白？

很多企业纠结：要不要上彩色复印机？

什么时候需要彩色：

• 经常要打印效果图、宣传资料、标书封面

• 有设计部门、市场部门，彩色打印需求多

• 公司对外形象要求高

什么时候黑白就够了：

• 主要打印合同、报表、文档等黑白内容

• 彩色打印很少，一个月没几张

• 预算有限，想省钱

一个实用的建议：

如果彩色打印量不大（月打印彩色在200张以下），可以考虑买一台便宜的彩色喷墨打印机备用，主力用黑白机。这样总体成本更低。

指标三：功能需求

除了基本的打印、复印、扫描，你还需要什么功能？

• 双面打印/复印：省纸，建议选有双面功能的

• 网络打印：多台电脑共享打印，必备功能

• 无线打印/手机打印：移动办公需求多的话，建议选

• 传真：现在用得越来越少了，看公司需求

• 装订/分页：打印量大、经常做资料的话很实用

• 大纸盒：经常大批量打印的话，大纸盒更方便

四、签约前一定要问清楚的10个问题

最后，在签合同之前，一定要把下面这些问题问清楚，并且落实到合同里：

1. 月租费用包含什么？（耗材？保养？维修？零件？）

2. 超出套餐的部分怎么计费？（黑白多少钱一张？彩色多少钱一张？）

3. 报修后多久上门？有没有明确的响应时间？

4. 维修期间设备用不了，有没有备用机？

5. 设备坏了修不好怎么办？能不能换一台？

6. 租期内能换设备吗？怎么换？要不要加钱？

7. 耗材用完了多久能送到？上门更换吗？

8. 合同到期后，设备怎么退？有没有拆装费？

9. 提前退租的话，违约金怎么算？

10. 有没有其他额外费用？（上门费、检测费、运输费等）

把这些问题都问清楚、写进合同，后期就不容易产生纠纷。

写在最后

办公设备采购，看起来是小事，但如果选不好，后期会很麻烦——

设备三天两头坏、维修找不到人、耗材贵得离谱……影响工作效率不说，还闹心。

选一家靠谱的服务商，比什么都重要。

共友科技，20年专注办公设备服务，富士胶片、佳能双授权经销商及认证维修站，2000+企事业单位的共同选择。

如果您正在考虑办公设备的采购或租赁，欢迎联系我们。我们会根据您的实际需求，为您推荐最合适的方案。